# 5.1. 首次使用軟件步驟

????信管飛軟件使用比較簡單，以下我們以信管飛 RMS 為例介紹第一次使用軟件需要做的準(zhǔn)備工作和主要步驟。使用軟件前的準(zhǔn)備工作主要是準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和期初數(shù)據(jù)資料，我們建議將數(shù)據(jù)整理成 Excel 文件（在程序目錄下的“數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板”子目錄，我們準(zhǔn)備了一些常見數(shù)據(jù)的 Excel 文件模板，可參照格式進(jìn)行數(shù)據(jù)整理），這樣可以在軟件中直接導(dǎo)入，方便快速完成初始化工作。

（1）需要準(zhǔn)備的資料

????整理出基礎(chǔ)資料

????基礎(chǔ)資料主要包括部門資料、員工資料、客戶資料、供應(yīng)商資料、商品資料、商品類別資料（可選）、資金賬戶資料、倉庫資料、會計(jì)科目（可選）等。每種基礎(chǔ)資料需要整理的主要數(shù)據(jù)內(nèi)容包括：

????部門資料：部門名稱、部門編碼（可選）；

????員工資料：員工姓名、員工編碼（可選）、所屬部門；

????客戶資料：客戶名稱、客戶編碼（可選）、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、手機(jī)、所屬業(yè)務(wù)員（可選）、單位類別（可選）；

????供應(yīng)商資料：供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商編碼（可選）、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、手機(jī)、單位類別（可選）；

????商品資料：商品名稱、商品編碼（可選）、單位（計(jì)量單位）、規(guī)格、商品類別（可選）、條形碼（可選）、預(yù)設(shè)售價(jià)（可選）；

????商品類別資料：商品類別名稱、商品類別編碼；

????資金賬戶資料：資金賬戶名稱（用于區(qū)分同一銀行多個(gè)賬戶）、開戶銀行（可選）、戶名（可選）、帳號（可選）、余額；

????倉庫資料：倉庫名稱、倉庫編碼（可選）；

????會計(jì)科目資料：科目名稱、科目代碼、上級科目。

【注意】

????a.需要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，除商品資料、客戶資料（有期初應(yīng)收余額）、供應(yīng)商資料（有期初應(yīng)付余額）外，都是可以后續(xù)補(bǔ)充錄入，并非一定要在開賬前全部整理完成才可以使用軟件。

????b.只有 RMS 專業(yè)版需要整理會計(jì)科目，軟件默認(rèn)已預(yù)置了符合財(cái)務(wù)規(guī)定的會計(jì)科目，用戶可根據(jù)自身企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行維護(hù)。

????盤點(diǎn)倉庫庫存

????盤點(diǎn)截止到啟用軟件前（即開賬日期）每個(gè)倉庫的貨品庫存數(shù)量以及貨品單價(jià)（作為成本價(jià)）。需要注意的是，如果有多個(gè)倉庫，請盤點(diǎn)出分倉庫的庫存數(shù)量即可。

????往來單位的期初應(yīng)收應(yīng)付款

????整理出截止到啟用軟件前（即開賬日期）客戶的期初應(yīng)收款（如果客戶有預(yù)付款，輸入負(fù)數(shù)）和供應(yīng)商的期初應(yīng)付款（如果有預(yù)付款，輸入負(fù)數(shù)）。

（2）使用軟件的步驟

????在整理完基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)后，下面我們講解使用軟件的主要步驟：

新增賬套：新增加一個(gè)賬套用于存儲業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；

設(shè)置賬套參數(shù)：設(shè)置使用單位信息、系統(tǒng)參數(shù)和業(yè)務(wù)參數(shù)，通過這些參數(shù)使業(yè)務(wù)功能能夠適應(yīng)不同企業(yè)的管理需求；

錄入基礎(chǔ)資料：錄入員工資料、客戶資料、供應(yīng)商資料、商品資料等；

錄入期初數(shù)據(jù)：錄入期初應(yīng)收應(yīng)付款、期初庫存、期初科目余額（專業(yè)版需要錄入）；

期初開賬：設(shè)定啟用軟件時(shí)間（即開賬日期）；

錄入業(yè)務(wù)單據(jù)：依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，錄入相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)；

統(tǒng)計(jì)查詢數(shù)據(jù)：進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。